С чего начать? Мы расскажем к чему следует готовиться при внедрении ERP-системы

Оценка готовности предприятия

Самое главное на начальном этапе объективно оценить готовность предприятия к внедрению ERP-системы. Под этим мы понимаем следующее:

• Методологическая готовность
  • Бизнес процессы предприятия должны быть известны и формализованы;
  • На предприятии должна быть сформулирована общая для всех юрлиц учетная политика;
  • Нужно привести в порядок все имеющиеся справочники (план счетов, справочник материалов, справочник поставщиков, клиентов и т.д.) так, чтобы избежать дублирования и путаницы;
  • Все структурные изменения на предприятии лучше завершить до начала внедрения ERP-системы;
• Техническая готовность
  • Локальная сеть «достает» до всех пользователей;
  • Рабочие места обеспечены компьютерами и телефонией;
  • Работающие информационные системы способны к выгрузке данных.
• Психологическая готовность
  • Готовность к изменению неоптимальных бизнес-процессов;
  • Готовность к переходу на новое ПО;
  • Готовность к предоставлению информации со стороны менеджмента и сотрудников;
  • Готовность отвлечь ключевых сотрудников для работы в проектной команде;
  • Заинтересованность и личный контроль над ходом проектом со стороны руководства.

Полезно проводить оценку готовности совместно с независимыми консультантами. Это поможет Вам точнее определить характеристики проекта внедрения на следующем шаге.

Как правило, для такой оценки требуется 2-3 недели кропотливой работы сотрудников предприятия и независимых консультантов.

Оценка внедрения

После того, как Вы оценили готовность предприятия можно переходить к следующему шагу: оценке внедрения. На этом шаге необходимо понять, для чего предприятию необходима корпоративная система управления, что в результате внедрения должно произойти, каких экономических показателей предполагается достичь.

Это значит, что нам нужно определить временные, функциональные, бюджетные и другие характеристики будущего проекта. Определять данные характеристики могут менеджеры компании совместно с независимыми консультантами. От первых требуется знание бизнес-процессов предприятия, вторые хорошо представляют, что и насколько просто можно реализовать в ERP-системе.

Далее перечислим параметры, которые нужно определить на этом этапе, и остановимся на каждом в отдельности.

Функциональные рамки.

Не все бизнес-процессы предприятия нуждаются в том, чтобы их автоматизировать. Все процессы стоит разделить на крупные блоки (закупки, склад, бухгалтерия, производство, продажи и т.д.) и постараться определить, какие из них наиболее нуждаются в автоматизации. Внутри каждого крупного блока тоже найдутся процессы, которые нет необходимости переносить в будущую систему.

В итоге должен сформироваться перечень бизнес-процессов, которые предполагается автоматизировать.

Организационные рамки.

Это задача связана с определением организационных единиц (юрлиц, филиалов, департаментов, отделов …), которые в результате внедрения переходят на работу в ERP-системе. В выборе стоит руководствоваться экономической выгодой, степенью готовности и общей стратегией компании.

Стратегия внедрения

Последовательность автоматизации имеет значение для всего проекта. Схожие бизнес-процессы можно «обкатывать» на одном филиале, а далее тиражировать на всю компанию, другие процессы можно начать автоматизировать «с головы».

Проект внедрения полезно разбить на несколько самостоятельных проектов. Первыми следует автоматизировать те процессы, эффект от переноса в систему которых будет наиболее значим для Вас. Это позволит быстрее получить ощутимые результаты, понять, в каком направлении дальше двигаться, и избавиться от единовременных крупных инвестиций.

Определение последовательности автоматизации называют стратегией внедрения.

Временные рамки.

До начала проекта желательно составить предварительный план-график проекта. Это потом позволит Вам оценить реальность сроков, представленных в коммерческих предложениях. Зачастую, консультанты исполнителя, руководствуясь маркетинговыми соображениями, слишком оптимистично оценивают продолжительность работ.

Оценить временные рамки Вам поможет анализ сроков внедрения ERP-системы на аналогичных вашему предприятиях.

Оценка бюджета.

Зачастую, для оценки стоимости реализации проекта используют метод TCO (total cost of ownership). Под TCO понимается сумма всех затрат на внедрение и обеспечение функционирования до момента ее замены.

В последнее время, все чаще для расчета ТСО используют метод, предложенный исседовательской компанией Gartner. По методу Gartner все затраты делятся на фиксированные и текущие. Фиксированные осуществляются на этапе внедрения системы и к ним относят: стоимость разработки и внедрения проекта, первоначальные закупки основного и дополнительного ПО, первоначальные закупки аппаратного обеспечения и т.д.

Текущие затраты – расходы, обеспечивающие функционирование системы, пока система работает. Они состоят из трех основных статей:

• обновление и модернизация системы;
• управление системой в целом: администрирование, обучение администрации и
• конечных пользователей, заработная плата, привлечение внешних ресурсов;
• "активность пользователя": разработка приложений и дополнительные настройки, формальное и неформальное обучение, работа с данными.

При расчете ТСО особое внимание следует уделить учету текущих затрат - без них стоимость реализации проекта может выглядеть слишком “оптимистично”.

Оценка рисков

Основные риски внедрения ERP-системы мы видим так:

• Невнимание со стороны руководства;
• Отторжение со стороны «рядовых» пользователей;
• Недофинансирование проекта;
• Неэффективное управление проектом;
• Нестабильность команды;
• Отсутствие четких критериев успеха каждой фазы;
• Изменение бизнес модели компании.

Всеми перечисленными рисками вполне можно управлять, если сформулировать эту задачу на этапе планирования и учесть данные риски при оценке временных и бюджетных характеристик проекта.

Оценка выгоды от внедрения.

Оценка преимуществ внедрения напрямую связана с целями, которые ставят перед собой руководство и акционеры. В первом приближении стоит ознакомиться с опытом внедрения в аналогичных вашей компаниях и посмотреть, как внедрение системы отразилось на рыночной стоимости, объемах реализации, операционных показателях.

Для простоты следует выбирать публичные компании т.к. они открыто публикуют отчетность и это дает возможность сориентироваться.

В результате оценки внедрения Вы поймете экономическую целесообразность такого проекта и получите представление о процессе автоматизации предприятия.

После такой работы можно организовывать конкурс по выбору информационного решения и компании.

Выбор решения и компании Исполнителя

Финальная стадия подготовки предприятия к внедрению ERP-системы это выбор решения и компании, т.е. выбор коммерческого предложения.

Далее в этом разделе мы приведем основные принципы, которых следует придерживаться при выборе решения и выборе Исполнителя. Помните, что вы рискуете не только деньгами, но и репутацией и благополучием фирмы. Отнеситесь к этому шагу предельно осторожно.

Выбор решения

В вопросе выбора решения (Программного Обеспечения) вам стоит руководствоваться следующими принципами:

• Следует выбирать то программное обеспечение, которое лучше всего сможет автоматизировать именно ваши бизнес-процессы и решить ваши проблемы.
• Необходимо соотносить возможности системы с вашими перспективами – насколько она будет соответствовать вашим стратегическим задачам, способна ли она к дальнейшему развитию. Крайне желательно посмотреть, внедрена ли эта система на других предприятиях в вашей отрасли и насколько успешно. Часто бывает полезным визит на предприятие, где система уже работает. Также можно попросить своих коллег прокомментировать, как работает система, в чем помогает, какие у системы недостатки.
• Необходимо соотносить ваши финансовые возможности с выбираемым ПО. При этом стоит рассматривать программный продукт, рассчитанный на предприятия вашего масштаба. К примеру, для предприятия малого бизнеса вряд ли понадобится способность крупной системы решать сложные производственные задачи.

Выбор исполнителя

Теперь о компании, которой вы сможете доверить внедрение выбранной ERP-системы.

Также следует изучить ее возможности, опыт внедрений в вашей отрасли, методологию ведения проектов, насколько развита отраслевая экспертиза и высока квалификация консультантов. Не лишним будет запросить подробные резюме консультантов предполагаемого Исполнителя, посмотреть, в каких проектах они принимали участие. Не надо стесняться обратиться на те предприятия, где эти онсультанты осуществляли внедрение, поинтересоваться, насколько их заявленная квалификация соответствует действительности и т.д.

В заключение хотелось бы отметить, что залог успеха вашего предприятия зависит во многом от внедрения системы, призванной повысить эффективность, как отдельных департаментов, так и всей вашей компаний. Поэтому важно пройти все рассмотренные выше шаги предельно тщательно и аккуратно.